Upphandlingsguide inför kris – vad kommuner och myndigheter behöver veta

Kravet som ändrar planeringen

I Utgångspunkter för totalförsvaret 2025–2030, framtaget av Försvarsmakten och Myndigheten för civilt försvar, anges att det civila försvaret ska kunna upprätthålla samhällsviktiga funktioner i minst två veckor, främst med egna resurser. Dokumentet pekar särskilt ut dricksvattenförsörjningen som sårbar.

Två veckor är en annan planeringshorisont än de flesta nödvattenplaner utgår från. En plan som bygger på att tankbilar kör ut vatten förutsätter fungerande transporter. Men kravet gäller även när transporterna upphör.

Två lagar styr ansvaret. Enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster ska kommunen se till att behovet av vattenförsörjning tillgodoses inom verksamhetsområdet. Enligt lagen (2006:544) om kommuners och regioners åtgärder inför och vid extraordinära händelser ska kommunen analysera sina risker och ha förmåga att hantera allvarliga störningar. Ingen av dem säger hur mycket vatten som ska finnas på plats. Den bedömningen gör ni själva.

Så mycket vatten behöver ni räkna med

Läge	Per person och dygn
Första dygnet	3–5 liter
Dygn 2–3	10–15 liter
Längre avbrott	50–100 liter

Riktvärdena anger hur mycket vatten som behöver finnas tillgängligt vid en störning. Räkna på alla invånare som kommunen ansvarar för, och lägg till de verksamheter som inte kan stänga: sjukhus, äldreboenden, förskolor och den egna krisorganisationen.

Skilj på två sorters behov: det som ska finnas direkt, från första timmen, och det som kan köras ut när logistiken kommit igång. Det första måste stå i ett lager. Det andra kan avropas.

Tre vägar att köpa in

Direktupphandling under 700 000 kronor. Under direktupphandlingsgränsen får ni köpa direkt, utan annonserad upphandling. För de flesta kommuner ligger ett första beredskapslager under den gränsen. Det är den snabbaste vägen, och den som oftast används när något ska finnas på plats inom ett kvartal.

Befintliga ramavtal. ADDA, som ägs av Sveriges Kommuner och Regioner, har avtal som många kommuner redan är anslutna till. Även livsmedelsgrossister som Martin & Servera och Compass Group har vatten i sortimentet. Vägen kräver ingen ny upphandling, men sortimentet är begränsat till vad avtalet rymmer.

Egen annonserad upphandling. Krävs över direktupphandlingsgränsen och när volymen ska täcka flera år. Tar längre tid, men gör det möjligt att ställa egna krav på hållbarhet, förpackning och rotation.

Många drar sig för att direktupphandla trots att beloppet ryms under gränsen, och går via ramavtal av vana. Det är värt att räkna på vad första lagret faktiskt kostar innan ni väljer väg.

Så bedömer du leverantören

Fyra frågor avgör om en leverantör kan leva upp till kraven. Ställ dem alla och be om skriftliga svar.

Vad är hållbarheten, och vad bygger den på? Ett datum på förpackningen är ett åtagande från leverantören, inte en egenskap hos vattnet. Fråga vad hållbarheten grundar sig på — vattnets ursprung, reningen och framför allt förpackningen.

Var kommer vattnet ifrån? Naturligt källvatten och renat kranvatten är två olika produkter med olika regelverk. Be att få se analysprotokoll som styrker vattnets ursprung och sammansättning.

Vad händer när datumet går ut? Det är frågan de flesta missar, men också den som avgör om lagringen blir en tillgång eller en kostnad.

Hur snabbt kan ni leverera vid ett avrop? Skillnaden mellan ett dygn och en vecka avgör om lagret är en förmåga eller en pappersprodukt.

Svinnet är det vanligaste motargumentet

Invändningen mot egna lager är nästan alltid densamma: vattnet blir gammalt och måste kastas, och då har man betalat för ingenting.

Den invändningen håller om lagret hanteras som ett lager man glömmer. Den håller inte om rotation ingår i avtalet.

En rotationsmodell innebär att vattnet byts ut en tid innan hållbarheten går ut — Aqua Nobel byter sex månader före utgång — och att det som roteras ut skänks vidare i stället för att kasseras. Kostnaden blir en löpande avgift i stället för ett återkommande inköp med kassation på slutet, och ingen behöver hålla reda på datum internt.

Fråga därför inte bara vad vattnet kostar. Fråga vad det kostar att äga lagret i fem år, med rotation och administration inräknad.

För den som hellre slipper hantera lagret alls finns upplägg där leverantören bygger upp och sköter det hos kunden. Detta ligger även i linje med den inriktning som föreslås i Prop. 2025/26:303 En ny lag för ökad motståndskraft hos kritiska verksamhetsutövare, där fokus läggs på ökad motståndskraft och kontinuitet inom samhällsviktiga verksamheter.

Checklista före upphandlingen

Gå igenom punkterna i tur och ordning. De flesta går att svara på under ett möte.

1. Hur många personer ansvarar ni för, och vilka verksamheter kan inte stänga vid en eventuell kris?
2. Vad säger er nödvattenplan om uthållighet — hur många dygn räcker den till?
3. Hur mycket vatten finns fysiskt i kommunen i dag, utan tillförsel utifrån?
4. Var ska lagret stå, och tål den lokalen temperaturväxlingar?
5. Vem larmar, vem öppnar lagret och vem kör ut vattnet?
6. Ryms första lagret under direktupphandlingsgränsen?
7. Ingår rotation i offerten, eller tillkommer den?
8. Vad kostar lagret över fem år, allt inräknat?

Punkt tre är den som brukar ge den obehagliga insikten. Skillnaden mellan att planera för vatten och att ha vatten på plats är hela poängen med ett beredskapslager.

Vanliga frågor

Måste vi upphandla beredskapsvatten, eller går det att direktupphandla?

Under direktupphandlingsgränsen, 700 000 kronor, får ni köpa direkt utan annonserad upphandling. För de flesta kommuner ligger ett första beredskapslager under den gränsen.

Hur mycket vatten behöver en kommun ha i lager?

Det beror på hur många dygn ni planerar för. Livsmedelsverkets riktvärden är 3–5 liter per person första dygnet, 10–15 liter per dygn under dygn 2–3 och 50–100 liter per dygn vid längre avbrott.

Hur länge håller beredskapsvatten?

Det beror på förpackningen. Aqua Nobels beredskapsvatten i 500 ml kartong har upp till fem års hållbarhet i oöppnad förpackning. Bag-in-Box finns för direktleverans i 5 liter med två års hållbarhet, samt för beställning i 3, 10 och 20 liter.

Vad händer med vattnet när hållbarhetstiden går ut?

I en rotationsmodell byts vattnet ut sex månader innan datumet går ut, och det som roteras ut skänks vidare i stället för att kasseras.

Vem ansvarar för dricksvatten i en kris?

Kommunen, enligt lagen om allmänna vattentjänster och lagen om kommuners och regioners åtgärder vid extraordinära händelser. Hur vattnet ska prioriteras när det är ont om det regleras däremot inte i detalj — den bedömningen gör kommunen i sin nödvattenplan.